Protocolo familiar para un despacho profesional

Un esquema modelo de Protocolo familiar para un despacho profesional

El protocolo familiar es un instrumento muy útil para las empresas y despachos profesionales familiares que adoptan la forma jurídica de sociedades mercantiles.

“Aquel conjunto de pactos suscritos por los socios entre sí o con terceros con los que guardan vínculos familiares que afectan una sociedad no cotizada, en la que tengan un interés común en orden a lograr un modelo de comunicación y consenso en la toma de decisiones para regular las relaciones entre familia, propiedad y empresa que afectan a la entidad.”

Tal como se desprende de la definición que se da al protocolo, este acuerdo parasocial puede ser de gran utilidad para los socios mayoritarios de un despacho profesional que constituya un grupo familiar y que deseen establecer las reglas del juego en el funcionamiento interno de su despacho.

En especial en lo referente a la toma de medidas, por un lado para restringir la entrada de nuevos socios en el despacho o en su caso, regular su salida y también para establecer un calendario y unas condiciones de cara a la futura sucesión del negocio a favor de nuevos miembros de la familia cuando los actuales socios decidan retirarse total o parcialmente de la dirección del negocio, así como desvincularse de la propiedad del mismo.

Una realidad a tener en cuenta en los despachos profesionales de carácter familiar es también el de las nuevas incorporaciones de socios propietarios o incluso de personas que ejerzan actividades profesionales dentro de estos despachos y que sean miembros del grupo familiar por afinidad, esto es, las personas tanto casadas como en situación de pareja de hecho con hijos u otros familiares directos de los socios fundadores del despacho profesional.

En este tipo de documentos, generalmente, las familias que dirigen los despachos profesionales suelen abordar las cuestiones siguientes:

Cuestiones más importantes que se abordan en un protocolo familiar

Política de personal

En este apartado la familia suele estar interesada en regular las relaciones profesionales del despacho con sus empleados en cuanto a la fijación de incentivos a la retribución por productividad, exigencia de una formación profesional mínima para la entrada en el despacho o en su caso de experiencia profesional previa.

Normalmente, en los despachos profesionales que ya han alcanzado unas dimensiones importantes se tiende a que los familiares de las generaciones más jóvenes pasen por los mismos filtros formativos y de experiencia profesional que el resto de sus compañeros para evitar que en el despacho permanezcan indefinidamente miembros de la familia que no compartan el proyecto del despacho y que simplemente utilizan su relación familiar para gozar de una buena retribución en un empleo cómodo.

Consejo de administración

Obviamente, este órgano está perfectamente regulado en la legislación mercantil por lo tanto en el protocolo familiar lo que se busca es regular el acceso a dicho consejo con el fin de profesionalizar a sus miembros e incluso se crea la figura del consejero independiente que corresponde a la de un técnico (economista, letrado, auditor etc.). Cuya misión es la de analizar la toma de decisiones desde un punto de vista profesional independientemente de los intereses estrictamente familiares

El consejo de familia.

Este es un organismo de carácter consultivo que ha tenido un reconocimiento expreso en el texto normativo regulador de la publicidad de los protocolos familiares y que puede ser de utilidad para la toma de decisiones de la familia en torno a cuestiones tales como la transmisibilidad de las acciones, la ayuda económica a familiares que no desean continuar su carrera profesional en el despacho, su intervención en los convenios prematrimoniales que afecten a alguno de sus socios etc.

Del comité de dirección.

Es una figura que puede preverse en el protocolo y constituye un comité de apoyo técnico al socio fundador para la toma de decisiones que afecten a la política de estrategia del despacho en cuanto a cuestiones tales como marketing del negocio, controles de calidad de los servicios prestados, política de expansión del despacho y de crecimiento etc.

Los convenios prematrimoniales.

El núcleo familiar que dirige el despacho profesional puede tomar medidas encaminadas a la recuperación de las acciones de la sociedad que hayan sido propiedad del cónyuge o pareja de hecho de un socio  familiar por consanguinidad.

Generalmente, el consejo de familia colabora en la redacción de unas posibles capitulaciones prematrimoniales de aquellos nuevos miembros que se incorporan al núcleo familiar al casarse con un socio y que en su caso pasan a detentar acciones de la sociedad o incluso a formar parte del organigrama del negocio.

Este tipo de medidas van referidas a la recompra de acciones o a evitar que estas sean moneda de cambio en una posible negociación de carácter económico derivada del proceso de separación legal para asegurar que la titularidad de las participaciones no se desvinculará del entorno familiar

La transmisión de acciones y reparto de dividendos.

En todos los protocolos familiares se establecen restricciones para la transmisibilidad de las participaciones en la sociedad por parte de los socios y familiares de los mismos.

Las restricciones tratan de evitar la entrada en el capital de la sociedad de terceros, lo cual puede entorpecer la marcha de la empresa e incluso desplazar a la familia del control efectivo de la entidad.

Las restricciones a la transmisibilidad de las acciones de los socios y sus familiares deben ser más importantes en las sociedades profesionales, ya que el factor humano es determinante en el funcionamiento de las mismas.

En resumen, un protocolo es un traje a medida de cada empresa o despacho profesional que puede ayudar a regular la sucesión o relevo generacional.

 

Para saber más;

https://www.amadoconsultores.com/2021/09/que-pasa-si-no-se-planifica-la-sucesion-en-su-despacho-profesional/

https://www.amadocorporate.com/indicadores-que-nos-ayudaran-a-conocer-el-valor-anadido-de-la-firma/