En este artículo intentaremos, sin ánimo de ser exhaustivo, relacionar aquellos parámetros o indicadores de gestión que consideramos clave y que nos permitirán conocer si nuestro despacho está en una buena posición para acometer una venta o fusión.

Creemos que puede ser una buena guía para aquellos titulares o socios que estén interesados en conocer cómo pueden calcular el valor añadido de su despacho.

🔵 ¿Qué valor tiene?

🔵 ¿Cuáles son los activos o puntos fuertes tiene nuestro despacho?

🔵  ¿Conocemos las debilidades y pasivos que tiene nuestro despacho?

🔵  ¿Qué medidas debo adoptar en el futuro para corregir las debilidades?

Parámetros e indicadores

Lo que nosotros proponemos es medir de forma continuada y sistemática una serie de parámetros e indicadores de gestión. De la comparativa y su evolución año tras año nos dará una radiografía exacta del valor añadido de nuestro despacho, y sin duda nos dirá que áreas de gestión tenemos que mejorar.

Algunos parámetros que consideramos deberían medirse:

1. Evaluación de la rentabilidad del personal

Dentro de este apartado se deberían medir como mínimo los siguientes indicadores:

✔️ Coste hora por empleado/profesional

El cálculo se obtiene del siguiente cociente:

✔️ Cálculo de la rentabilidad aportado por el empleado/profesional

Si el circuito administrativo está bien diseñado, se puede calcular cuál es la rentabilidad aportada por cada trabajador/ profesional mediante la asignación en base a las horas incurridas en la realización del trabajo. Normalmente, un indicador será el Valor Añadido (VA) aportado por cada trabajador y/o profesional:

VA = Importe facturado a clientes – Coste asignable al empleado/profesional

No obstante, no debe perderse de vista que, en muchos despachos profesionales, el importe facturado se calcula mediante la asignación de un porcentaje de incremento para cada categoría profesional, con lo cual la rentabilidad puede verse un poco distorsionada mediante este indicativo:

También existe personal que realiza funciones de apoyo (administrativos,documentalistas…) al que no puede aplicarse este criterio.

Este mismo cálculo VA aportado por cada trabajador puede calcularse de forma agregada por cada área de especialidad o departamentos (fiscal, mercantil…) del despacho.

2. Evaluación de la Rentabilidad por cliente

La rentabilidad de los clientes vendrá definida por la diferencia entre el importe facturado y los costes asignables a los mismos.

Normalmente las disminuciones de rentabilidad vendrán dadas por un exceso de horas invertidas en el mismo. De ahí la importancia de controlar las horas realmente invertidas versus horas previstas.

3. Evaluación de la productividad del despacho

De forma resumida los indicadores que nos pueden permitir medir la productividad del despacho son cuatro:

✔️  Facturación por empleado

Representa la facturación que ha aportado cada empleado, al despacho profesional. No obstante, debe tenerse en cuenta que, si existe personal que realiza funciones de staff, debe plantearse otro criterio de valoración (objetivos realizados, facturación a otros departamentos).

✔️ Grado de asunción de nuevos trabajos

Otro aspecto importante es conocer el grado de trabajos que puede asumir el personal que presta los servicios. Por ello, un indicativo de dicha capacidad será la siguiente ratio:

En este análisis nos podemos plantear sobre la posibilidad de contratar nuevo personal, ya sea de forma temporal o permanente.

✔️  Retrasos

También un cierto número de retrasos en los trabajadores programados puede evidenciar una saturación dentro del despacho. Un indicativo del factor retrasos es:

✔️ Comparación horas reales versus horas previstas

Otra medida de comparación es la diferencia entre horas reales y horas previstas. Cuando la desviación sea grande, deberán analizarse las causas.

4. Evaluación de la calidad del despacho

La calidad puede controlarse de dos maneras; internamente o externamente.

✔️  Internamente

Controlar la calidad implicará haber diseñado unos procedimientos y metodologías de trabajo, para asegurar la misma y periódicamente realizar un muestreo sobre el grado de seguimiento de dichos procedimientos

Otro indicativo es el número de horas invertidas en formación

✔️ Externamente

Se puede evaluar de dos maneras;

• Analizando las quejas y las bajas de los clientes
• Realizando cuestionarios para evaluar la satisfacción de clientes

5. Evaluación Área Financiera

Dentro del área financiera, deberán controlarse las principales ratios del Balance de Situación y de la Cuenta de Resultados, así como el Umbral de rentabilidad (Los ingresos mínimos que necesitamos para cubrir los gastos fijos del despacho), pero siempre complementado y/o acompañados con un presupuesto anual de tesorería y otro mensual. Es la parte mas conocida por la mayoría de profesionales del sector.

A continuación, incluimos algunas ratios que podrían medirse periódicamente;

6. Evaluación Área Comercial

Dentro del área comercial, se evaluará el número de altas de clientes y si existen varios profesionales que se dedican a labores de captación de clientes, se analizará el número de Altas por profesional “comercial”.

También será interesante controlar otro tipo de actuaciones de carácter comercial, como la eficacia de las promociones, estrategias de publicidad, relaciones públicas. Por este motivo, se realizará un análisis de la procedencia de cada petición de información.

Del número de peticiones de información, se analizará cuántas han acabado en venta.

Por otro lado, también se relacionarán los costes de cada una de las iniciativas.

El personal de un despacho profesional es el activo más importante de un despacho, y es bastante importante conocer el clima social que reina en el mismo. En este sentido, se pueden utilizar los siguientes indicativos:

✔️ Análisis y perfil profesional de nuestro personal

✔️ Costes y antigüedad

✔️ Rotación. Bajas/Número de empleados.

✔️ Ideas aportadas o sugerencias/Número de empleados.

✔️ Quejas/Número de empleados.

✔️ Promoción. Empleados ascendidos/ Número de empleados.

8. Evaluación de nuestra cartera de clientes

Otro activo importante, quizás de los más importantes, será auditar nuestra cartera de clientes.

Como mínimo tendríamos que disponer de la siguiente Información:

✔️  Clasificación de clientes por su “tamaño” (facturación y/o nº de trabajadores), sector y ámbito geográfico.

✔️  Clasificación de clientes por facturación que reporta al despacho y modalidad de facturación (si es facturación de iguala versus facturación esporádica).

✔️  Clasificación de clientes por antigüedad. Periodo promedio de permanencia al despacho.

✔️ Clasificación de clientes por servicios que tiene contratados con nuestro despacho.

9. Evaluación de nuestro portafolio de servicios y tarifas de honorarios

También será importante analizar de una forma crítica si la relación de nuestro portafolio de servicios versus tarifas, es idóneo y está acorde con las necesidades futuras del mercado. Quizás sería una buena ocasión para comparar nuestra propuesta de servicios con respecto a nuestros mejores competidores. Aquéllos que sabemos que lo hacen bien y gozan de un cierto prestigio en nuestra zona de influencia.